Tips Menjadi Karyawan Magang yang Menyenangkan

Posted on June 10, 2015

0


Tanggal 19 Juni nanti saya diminta Kaprodi untuk memberikan pembekalan ke mahasiswa-mahasiswa PPBM dan Sas Ing yang akan menunaikan mata kuliah PKL. Seumur-umur baru kali ini saya harus berbicara tentang topik etika di tempat kerja. Biasanya sih saya pegang yang bagian penulisan laporan. Namun karena profesor satunya berhalangan hadir maka saya lah yang diminta memberikan arahan tentang topik etika tersebut.

Saya tidak punya referensi apa-apa tentang etika di tempat kerja. Folder saya di komputer mananpun yang saya punyai selalu penuh sesak dengan materi linguistik, pengajaran, penelitian, dan baru-baru ini spiritualitas. Tapi saya bisa lah berbicara tentang etika ini. Dasarnya ya pengalaman saya sendiri sebagai pegawai, pimpinan, dan pekerja di tempat magang.

Kenalkan diri Anda

Ini penting supaya Anda tidak dianggap cuek atau sombong. Hari pertama masuk bekerja, sapalah lebih dulu orang-orang di sekitar Anda. Kenalkan diri Anda. Buatlah kesan pertama yang menyenangkan untuk mereka yang sudah lebih dulu bekerja disitu. Saya pernah menulis di blog ini tentang betapa tidak menyenangkannya mempunyai rekan dosen baru yang jangankan mengenalkan dirinya, menyapa aja endak. Ini buruk. Ini memberi kesan Anda tidak butuh orang lain.

Lho walaupun saya introvert berat, saya masih mau kok menyempatkan diri memperkenalkan diri saya ketika magang di Jember dan bekerja sebagai part-timer di sebuah kampus di Surabaya dulu. Ini penting. Ini membuat mereka merasa dimanusiakan, apalagi nota bene mereka bekerja lebih lama disitu.

Datang tepat waktu

Tidak peduli kebiasaan di tempat magang Anda adalah jam karet, Anda sebaiknya selalu datang tepat waktu. Tepat waktu itu artinya bisa sedikit lebih awal dari jadwal, atau pas jadwal, yang jelas tidak melebihinya. Anda bayangkan diri Anda seorang manajer di sebuah kantor yang kemudian harus menunda rapat 15 menit karena ada karyawan magang yang datangnya telat. Tidak menyenangkan, bukan?

Datang tepat waktu itu menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda mampu mengatur diri. Anda mungkin butuh dandan dan bermake up, tapi begitu Anda tepat waktu semua akan memuji bahwa Anda bisa mengatur waktu dan mengatur diri dengan baik sehingga make up itu tidak sampai harus membuat Anda datang terlambat.

Mendengarkan

Mendengarkan dan merasakan itu penting pada hari-hari pertama. Anda perlu tahu bagaimana budaya kerja disitu, bagaimana kebiasaan interaksinya, bagaimana menyikapi sebuah masalah atau bagaimana melakukan sebuah pekerjaan. Sebagai karyawan magang, Anda bisa dicap sok tahu atau bahkan lancang ketika belum tahu duduk perkara atau latar belakangnya sudah mengemukakan pendapat.

Lalu berbicaralah

Nah, ini kelanjutan dari yang di atas tadi. Setelah menyimak dan membaca situasi dengan relatif lengkap, Anda bisa mencoba mengemukakan pendapat. Pada faktanya, seorang karyawan magang lebih dihargai ketika mampu mengungkapkan pendapatnya dengan elegan. Justru karena Anda adalah orang luar, kadang-kadang Anda bisa melihat satu solusi yang belum pernah dilihat oleh mereka yang sudah berkecimpung lama disitu.

Akan lebih bagus kalau pendapat Anda dibingkai dengan kalimat-kalimat perendahan, seperti : “Maaf kalau saya salah, namun apakah . . .”; “Menurut hemat saya, apakah tidak lebih baik kalau . . .” dan sejenisnya.

Fokus

Ini mudah dikatakan tapi kadang-kadang tidak mudah dilakukan. Beberapa kasus menunjukkan bahwa karyawan sering tidak fokus pada pekerjaannya karena berbagai hal. Ada yang karena masalah pribadi, ada yang karena pembosan, ada yang karena sibuk gadgetan, dan sebagainya.

Tetapkan fokus. Caranya? Susun agenda untuk satu hari. Buat secara kasar alokasi waktunya. Umumnya, satu jam untuk satu hal rutin, dan 2 – 3 jam untuk hal yang bersifat pengembangan atau evaluasi. Berfokus artinya menggunakan alokasi waktu tersebut secara penuh untuk satu hal, baru kemudian santai sejenak sebelum berpindah ke hal lainnya. Ada patokan 90 menit fokus bekerja, 15 menit istirahat. Itu di Eropa. Semua tergantung pada gaya masing-masing. Yang jelas harus ada alokasi waktu untuk setiap butir kegiatan, termasuk juga beristirahat sejenak, sehingga semua pekerjaan terselesaikan.

Komunikasi

Ini adalah satu ketrampilan yang mendapat nilai kurang di beberapa mahasiswa saya yang sudah magang. Memang ini jaman ironis: semakin banyak kita punya apps komunikasi di gadget kita, kok semakin turun kualitas komunikasi antar manusia? Aneh ya . . .

Komunikasi artinya menyampaikan pesan secara otentik, asertif, dan artikulatif. INi ilmu yang saya peroleh dari adik saya yang baru menerbitkan bukunya tentang “Communication with Heart”. Sangat penting Anda menyampaikan update terbaru tentang lingkup tanggung jawab Anda kepada rekan dan atasan. Untuk hal-hal yang peka, budaya Asia biasanya menghindari kontak langsung dan lebih memilih jalur email atau sms atau text. Namun adakalanya interaksi langsung tak terhindarkan. Dalam hal yang terakhir ini, Anda sebaiknya bisa menguasai teknik berkomunikasi dengan baik. Mendengarkan, empati, dan berfokus kepada isi dan bukan kepada nada akan banyak membantu komunikasi dua arah. “It’s the tone of your voice that determines the success of communication” kata pepatah Inggris.

Dalam jama gadget, ada baiknya menjaga kebiasaan mengupdate perkembangan di grup chat BBM atau di Line atau sejenisnya. Dengan demikian, tindakan manajemen akan selalu berdasarkan informasi terkini.

Tact

“Tact” adalah bahasa Inggris yang dalam bahasa Indonesia kurang lebih bermakna “taktis; cerdik”. Ini penting dalam menyikapi suatu hal yang Anda rasa kurang berkenan atau bahkan bertentangan dengan peraturan atau bahkan dengan akal sehat. Seorang mahasiswi saya pernah menyatakan keheranannya tentang kebiasaan di tempat magangnya. Disitu jelas-jelas ada aturan untuk berpakaian rapi dan sopan, namun suatu ketika dia melihat salah seorang atasan datang ke kantor dengan bersandal jepit dan berkaos oblong. Ada jelas peraturan bahwa pelayanan dibuka jam 8 pagi, tapi prakteknya karyawan di bagian itu datang jam 8.30.

Lalu bagaimana sebaiknya menyikapi hal tersebut?

Ini budaya Timur. Orang Asia tidak mau kehilangan mukanya ketika seorang karyawan magang mengingatkan mereka akan hal-hal yang aneh tersebut. Bisa-bisa si karyawan magang dianggap sok suci, menjilat, dan bahkan disingkiri. Nah disini diperlukan “tact” tadi. Saya tidak bisa menguraikan secara persis tips yang pas, karena ternyata semua berpulang kepada naluri dan kepekaan membaca konteks. Sikap paling aman adalah diam dulu, dan lebih baik bekerja atau bertindak sesuai peraturan tersebut. Ketika misalnya ada yang mengungkit hal tersebut, Anda bisa dengan tenang mengatakan: “iya, karena saya baca peraturannya memang seperti itu”. Tanpa harus membuat karyawan lama kehilangan muka dengan peneguran atau sindiran Anda, Anda bisa membuat mereka ingat akan peraturan yang berlaku disitu, lalu mengubah sikapnya.

Berpakaian sopan

“Wanita yang berpakaian dengan menonjolkan kemolekan tubuhnya hanya akan dihargai sebatas tubuhnya, tidak lebih”.

Itu saja. Panduan berpakaian itu tidak mudah, apalagi dengan banyak ragam pakaian yang tersedia di jaman kreatif ini. Sebenarnya panduan tidak terlalu ketat dan tidak terlalu terbuka itu sudah cukup untuk seorang yang berakal budi sehat dalam mengenakan pakaian.

Hati-hati dengan socmed

Ini jaman dimana semua buah pikiran, nafsu pamer, dan curhat kekesalan diungkap semua di socmed. Facebook dan Twitter penuh dengan ungkapan seperti ini. Maka hati-hatilah kalau Anda termasuk orang yang gemar bersuara lantang di socmed. Apapun yang Anda tulis dan pajang disana memberikan citra terhadap diri Anda, dan celakanya semua itu bisa dikuak dengan relatif mudah oleh rekan sekerja atau atasan Anda. Pastikan semua ungkapan di socmed itu adalah informatif, sopan, atau netral, dan tidak terkesan mengkritik, menyindir, atau bahkan memaki-maki. Mungkin And atidak sadari, tapi ketika tiba saat evaluasi, bisa saja seorang atasan merasa tidak nyaman dengan semburan Anda di socmed, lalu memberi Anda nilai rendah pada form evaluasi. Bayangkan Anda seorang pimpinan di sebuah agen model bereputasi sangat tersohor, lalu ada karyawan magang yang berpose di depan logo kantor Anda dengan ducky face muncul di socmednya. Rusaklah citra kantor Anda sebagai agen model dengan cita rasa anggun dan elegan. Makanya harus hati-hati di jaman gemblung ini. Gemblung boleh, tapi tidak boleh merusak citra Anda sebagai karyawan magang yang sopan, terkendali, dan beretos kerja baik.

Selamat menjalani magang!

Posted in: Uncategorized